Privacyverklaring

De Gruyter Kantoortechnologie

Veldstraat 98

2930 Brasschaat

Tel: +32 470 185 784

E-mail: Anthony@degruyter.tech

BTW: BE1020926483

1. Inleiding

De Gruyter Kantoortechnologie, hierna "wij" of "ons bedrijf" genoemd, respecteert uw privacy en hecht groot belang aan de bescherming van uw persoonsgegevens. Deze privacyverklaring legt uit hoe wij omgaan met de persoonsgegevens die wij van u verzamelen en verwerken.

Deze privacyverklaring is van toepassing op alle diensten die wij leveren, waaronder de verkoop, verhuur, installatie en onderhoud van kantoortechnologie zoals interactieve schermen, printers, plotters, scanners en PEPPOL-facturatiediensten.

2. Verwerkingsverantwoordelijke

Verwerkingsverantwoordelijke:

De Gruyter Kantoortechnologie

Veldstraat 98

2930 Brasschaat

België

E-mail: Anthony@degruyter.tech

Telefoon: +32 470 185 784

BTW: BE1020926483

3. Welke Persoonsgegevens Verzamelen Wij?

Wij kunnen de volgende categorieën persoonsgegevens van u verzamelen:

3.1 Contactgegevens

• Naam en voornaam

• Bedrijfsnaam

• Adres (straat, huisnummer, postcode, plaats)

• Telefoonnummer

• E-mailadres

• BTW-nummer (voor bedrijfsklanten)

3.2 Contractuele Gegevens

• Bestelling- en factuurgegevens

• Betalingsgegevens (bankgegevens, facturatieadres)

• Communicatie over producten en diensten

• Service- en onderhoudshistoriek

3.3 Technische Gegevens

• IP-adres (bij websitebezoek)

• Browserinformatie

• Apparaatinformatie

• Logbestanden van geïnstalleerde apparatuur (voor serviceondersteuning)

3.4 Marketing en Communicatie

• Voorkeuren voor nieuwsbrieven

• Communicatiehistoriek

• Feedback en reviews

4. Waarom Verwerken Wij Uw Persoonsgegevens?

Wij verwerken uw persoonsgegevens voor de volgende doeleinden:

4.1 Contractuitvoering

• Verwerking van bestellingen en leveringen

• Facturatie en betalingsverwerking

• PEPPOL-facturatiediensten

• Installatie en configuratie van apparatuur

• Technische ondersteuning en service

• Afhandeling van garantieclaims

Rechtsgrondslag: Uitvoering van een overeenkomst (art. 6.1.b AVG)

4.2 Wettelijke Verplichtingen

• Boekhouding en fiscale verplichtingen

• Bewaring van facturen conform wettelijke termijnen

• Naleving van consumentenwetgeving

Rechtsgrondslag: Wettelijke verplichting (art. 6.1.c AVG)

4.3 Gerechtvaardigd Belang

• Verbetering van onze dienstverlening

• Preventie van fraude

• Netwerkbeveiliging

• Directe marketing aan bestaande klanten

Rechtsgrondslag: Gerechtvaardigd belang (art. 6.1.f AVG)

4.4 Toestemming

• Verzending van nieuwsbrieven

• Marketing naar prospects

• Plaatsing van cookies (niet-essentiële)

Rechtsgrondslag: Toestemming (art. 6.1.a AVG)

5. Met Wie Delen Wij Uw Gegevens?

Wij kunnen uw persoonsgegevens delen met:

5.1 Leveranciers en Onderaannemers

• Toeleveranciers van apparatuur voor garantieafhandeling

• Transportbedrijven voor levering

• Technische servicepartners

• Externe boekhouders en fiscale adviseurs

5.2 Wettelijke Vereisten

• Overheidsinstanties bij wettelijke verplichting

• Rechtshandhaving bij gerechtelijk bevel

5.3 PEPPOL-netwerk

Voor PEPPOL-facturatiediensten delen wij benodigde gegevens met:

• PEPPOL-toegangspunten

• Belastingdiensten

• Andere PEPPOL-deelnemers (uitsluitend factuurgegevens)

6. Internationale Doorgifte

Wij geven uw persoonsgegevens niet door aan landen buiten de Europese Economische Ruimte (EER), tenzij:

• Dit noodzakelijk is voor contractuitvoering

• Er adequate waarborgen zijn getroffen

• U uitdrukkelijke toestemming heeft gegeven

7. Bewaartermijnen

Wij bewaren uw persoonsgegevens niet langer dan noodzakelijk:

• Klantgegevens: Zolang de commerciële relatie bestaat + 10 jaar

• Facturen en boekhouding: 7 jaar (wettelijke verplichting)

• Garantiegegevens: Gedurende garantieperiode + 2 jaar

• Marketing toestemming: Tot intrekking van toestemming

• Website logbestanden: 12 maanden

• E-mailcommunicatie: 5 jaar na laatste contact

8. Beveiliging van Uw Gegevens

Wij treffen passende technische en organisatorische maatregelen om uw persoonsgegevens te beschermen:

• Versleuteling van gevoelige gegevens

• Toegangscontrole en autorisatie

• Regelmatige beveiligingsupdates

• Backup- en herstelprocedures

• Training van medewerkers over gegevensbescherming

• Incidentrespons procedures

9. Uw Rechten

Onder de AVG heeft u de volgende rechten:

9.1 Recht op Informatie

U heeft recht op duidelijke informatie over hoe wij uw gegevens verwerken.

9.2 Recht op Inzage

U kunt een kopie opvragen van alle persoonsgegevens die wij van u verwerken.

9.3 Recht op Rectificatie

U kunt onjuiste of onvolledige gegevens laten corrigeren.

9.4 Recht op Wissing ("Recht om Vergeten te Worden")

U kunt verzoeken om verwijdering van uw gegevens, behoudens wettelijke bewaarplichten.

9.5 Recht op Beperking van Verwerking

U kunt verzoeken om beperking van de verwerking in bepaalde gevallen.

9.6 Recht op Gegevensoverdraagbaarheid

U kunt uw gegevens in een gestructureerd formaat opvragen voor overdracht.

9.7 Recht van Bezwaar

U kunt bezwaar maken tegen verwerking op basis van gerechtvaardigd belang of directe marketing.

9.8 Recht om Toestemming in te Trekken

U kunt eerder gegeven toestemming op elk moment intrekken.

10. Uitoefening van Uw Rechten

Om uw rechten uit te oefenen, kunt u contact met ons opnemen via:

• E-mail: Anthony@degruyter.tech
• Telefoon: +32 470 185 784
• Post: Veldstraat 98, 2930 Brasschaat

Wij reageren binnen 30 dagen op uw verzoek. Voor complexe verzoeken kan deze termijn worden verlengd tot maximaal 3 maanden.

11. Klachten

Als u niet tevreden bent over hoe wij met uw persoonsgegevens omgaan, kunt u een klacht indienen bij:

Gegevensbeschermingsautoriteit (GBA)

Drukpersstraat 35

1000 Brussel

Tel: +32 470 185 784

E-mail: contact@apd-gba.be

Website: www.gegevensbeschermingsautoriteit.be

12. Cookies en Website

12.1 Gebruik van Cookies

Onze website gebruikt cookies voor:

• Essentiële functionaliteit

• Analyse van websitegebruik

• Verbetering van gebruikerservaring

12.2 Cookie-instellingen

U kunt uw cookie-voorkeuren beheren via uw browserinstellingen of onze cookie-banner.

13. Wijzigingen van Deze Privacyverklaring

Wij kunnen deze privacyverklaring van tijd tot tijd aanpassen. Belangrijke wijzigingen zullen wij communiceren via:

• Melding op onze website

• E-mail aan klanten (voor substantiële wijzigingen)

• Directe communicatie bij service-afspraken

14. Contact

Voor vragen over deze privacyverklaring of over de verwerking van uw persoonsgegevens kunt u contact met ons opnemen:

De Gruyter Kantoortechnologie

Veldstraat 98

2930 Brasschaat

België

Tel: +32 470 185 784

E-mail: Anthony@degruyter.tech

Laatste update: Juni 2025

Versie: 1.0